いざという時に仕事を休むためのテクニックとメール例文

「仕事を休みたいけどどう伝えればいいのか分からない」「仕事を休む際に気を付けることがあれば何か知りたい」「欠勤連絡のメール例文を知りたい」
上記のような方へ向けて記事を書きました。いざという時に仕事を休むためのテクニックと欠勤連絡のメール例文をご紹介いたします。

仕事を休む場合に何も考えずに休むと、周りからの評価が落ちてしまったり仕事が円滑に進まずに周りに迷惑をかける可能性があります。
そんなことにならないように、具体的なテクニックと伝える際のメール例文を用意しましたので一緒に確認していきましょう。

欠勤するためのテクニックの必要性を徹底解説！

仕事を休むというのは長い人生の中で絶対に起こることです。
その際に周りに最大限迷惑をかけずに休めているのかそれとも自分勝手に休んでいるのかというのは意外と評価に響いてくるものです。

連絡もせずに休むような人と、きっちりと連絡をあらかじめしてくれて引き継ぎや人員配置などをしてくれたうえで休んでくれる人だったらどっちの方がいいと思いますか？
圧倒的に後者の方が評価がいいと思われます。

テクニックの必要性をこの章では改めて言語化しようと思います。一緒に確認していきましょう！

仕事を休まずに頑張り続けてしまうことのリスクが高い

休むことに対して異常に罪悪感を覚えている方も多いですが、適度な休憩は必要です。
体調が悪い場合はしっかりと休息して、次の仕事のために英気を養うのもプロとして重要ではないでしょうか？

過労死などが問題になる日本ですからやはり、体調が悪い時は身体を壊す前に休むという選択肢も考えるのがいいでしょう。

リスク1：不眠症や疲れがたまることによる健康上のリスク

残業を何時間もして頑張っている方や休日出勤を繰り返して休みなく働いている方なども世の中にはいらっしゃいます。

そうした方々は、疲れが貯まることで普段ならしないミスを連発してしまったり、
不眠症など病気になってしまったりと不十分な休息が続くと健康上のリスクが高くなってしまいます。

リスク２：うつ病などの精神疾患のリスク

疲れが溜まった場合、体調面だけでなく精神面にも影響が出始めることがあります。

極度の緊張状態が続くことによって、ずっと気が抜けなくて気疲れしてしまったり、うつ病などの精神疾患を患ってしまったりする人も多いです。
たまには気分転換をすることも大事です。

有給を使ってでも時には休むということが長く仕事を続ける上では必要になることもあります。

リスク3：人間関係のリスク

プライベートを投げ打って、仕事ばかりしていると職場以外の人間関係が希薄になってしまうこともあります。

仕事を優先し続けた結果、周りとの関係が壊れてしまったという方は多いです。
今のお友達が大切だと感じる方は適度に休むことも視野に入れて仕事をがんばりましょう。

急に休まないといけなくなることも多い

共働きで働いている家庭で働かれている方については、急な子供の病気によって看病が必要になったり、学校の行事でどうしても休まないと行けなくなったりということがあります。

また、独り身であったとして友人の結婚式や葬式などで急に休む必要が出る場合もあります。そうした場合にどう休めばいいのかわからないというのは非常に困ることになります。

あらかじめ休む場合に気を付けるべきことも考えておきましょう。

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理由１：子供の看病

先ほどもお伝えいたしましたが、子供看病で急に休むということも思春期の子供や幼稚園などの小さいお子さんがいられる場合は多いでしょう。
子供の体調はジェットコースターのように変化することも多いので昨日はが元気だったのに今日は一人ではなにもできないくらいに元気がないということもよくあります。

そうした急な休みでも仕事はいつも通り回っていることも多いのでできる限り迷惑をかけずに休む方法は知っておいて損はありません。

理由２：外せない用事ができた

仕事は何十年と続けるものですから人生において外せない用事の一つや二つは出てきてしまうものです。友人の結婚式などもそれに当たるかと思います。
また、どうしても参加したい行事や昔から楽しみにしていた行事など人それぞれによって大切にしているイベントや用事があると思います。

その場合でも周りに迷惑をかけずに休むことでできる限り現場が回るように配慮することは大切なことです。

なるべく周りに迷惑をかけずに仕事を休むためのテクニック

このようなテクニックは一部の方たちの間では常識としてみられていることも多いです。
そのため、できないだけで仕事ができないという烙印を知らない間に押されてしまうということもあり得ます。

一つ一つメモをとりながら確認することをお勧めします。
また、なぜ仕事を休みたいと思ってしまうのかや守るべきマナーについて書いた以下の記事も併せて読むのがいいでしょう。

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テクニック１：上司に前もって休暇を伝えておく

まずは大前提ではありますが当日連絡はNGというものです。
事前に欠勤することや休むことが決まっている場合はその予定が決まり次第すぐに連絡をとりましょう。

事前に仕事の割り振りを考えていただけることもあります。
そうした対策を打つことによって円滑に仕事が回ることも多いです。

当日に連絡をされた上司はその日の仕事をどのように振り分けるのかで頭を悩ませることも多いです。
そうしたことも考えた上で事前連絡というのは必須項目です。

テクニック２：仕事を休むまでにやることリストを作って消化する

事前に連絡をし終えた場合は、自分でできることとしてやることリストを作ってきちんと消化しておくというものがあります。
その日自分がいなくても済むように事前に引継ぎ書を作っておくことやその日までに片付けるべき仕事はきちんと片付けられるように計画を練って休みましょう。

これをしておかないと休み明けの自分にトラブル処理が舞い込んで休み明けからハードモードで仕事することになる可能性があります。

テクニック３：最大限の引き継ぎや休む日の指示を出しておく

最大限の引き継ぎや休む日の指示を同僚含め上司にも提案を出しておきましょう。
自分しかわからないのに引き継ぎも指示もないまま休みを迎えてしまうと現場は困惑してしまいます。

その結果進むはずだった仕事が進まなかったり、思わぬトラブルに発展するということも多いです。
しっかりと引き継ぎはしておきましょう。

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テクニック４：急なお休みは電話でもいいから必ず事情を説明する

急なお休みは電話でもいいから必ず事情を説明しましょう。
例えば体調不良で休んだのか、その日限りの行事などで休んだのかによってある程度復活日時を織り込んだ上で指示を出したり、心構えをすることができます。

そのため、どういう理由で休むことになったのかやいつまで休むことになるのかと言った情報は包み隠さずに伝えるようにしましょう。

テクニック５：普段の業務で周りが休んだ時は快くフォローに入る

普段の業務で周りが休んだ時は快くフォローに入るようにしておきましょう。

普段からこうした恩をうっておくことで自分が休む際に仕事を頼みやすい環境づくりをしておくのも重要です。
普段からこうした対応をおこなっておけば多少の迷惑をかけたとして問題なく対応していただけます。

信頼関係の構築はしておいて損はありませんので他人が休んだ時は快く仕事を請け負うようにしましょう。

テクニック6：事前に自分のタスクは適切な同僚や部下に割り振ける

上司に連絡する前に自分のタスクを洗い出し、同僚や部下などの適切な方へ振り分けをおこなっておきましょう。

振り分けができなかったものも正直に伝えることで上司の苦労を軽減することができます。
仕事の割り振りができていれば現場は回るはずなのでトラブルなく休むことができるかと思います。

自分のタスクを自分でかかえこまないようにするのが大事なことなのです。

今すぐ使える！仕事を休むためのメール例文を紹介

上司に休暇を前もって伝える際のメール例文

「[上司の名前] 様

こんにちは。[あなたの名前]です。
私は来週[日付]から[日数]日間の休暇を取りたいと思っています。
事前にタスクを片付け、休暇中も必要に応じて連絡を取ることができるように努力します。
もし承認が取れるなら、それまでに準備をします。
よろしくお願いいたします。

[あなたの名前]」

まずは、承認を得られるように事前に連絡をしておきましょう。上記のように自分のタスクについてきちんと責任を全うしようと考えていることなども伝えると好印象です。

急な用事で休む場合のメール例文

「[上司の名前] 様

こんにちは。[あなたの名前]です。

急な用事が発生したため、今日の[時間帯]から[日数]日間の休暇を取らせていただきたいと思います。

私が担当しているタスクについては、[同僚の名前]にお願いします。

もし何か問題があれば、お気軽にご連絡ください。
申し訳ありませんが、ご理解いただければ幸いです。

[あなたの名前]」

急務で休む場合は自分の仕事の穴を埋める行為が優先です。

それらをおこなった上でもしくは依頼している段階や自分の考えを先に上司に伝えるなどしてトラブルになる前に仕事の穴を埋められるような行動をしておくと好印象でしょう。

メール連絡時に気を付けるべきこと

メールはただ送ればいいというものでもありません。
しっかり気をつけるべきことややってはいけないことが存在しております。

文章はヘタをすると、大きく誤解をされてしまう可能性もあります。
今から上げることは全て気をつけるようにしましょう！

一つ一つ紹介していきますのでしっかりと確認をしてください！

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1:休む理由を明確に伝える

まずはテクニックでもあったように休む理由を文章で明確に伝わるように書きましょう。
電話や対面でない分、誰が読んでも伝わるように文章の構成や文字を考えて作成しましょう。

休む理由がわからないと、ズル休みをしていないかなどあらぬ疑いをかけられてしまうこともあります。

しっかりと休みが必要となった経緯や理由をお伝えするようにしましょう。

2:休む期間を明確に伝えること

どの程度休むことになるのかしっかりと数字として伝えるようにしましょう。
この際に明後日や明明後日などと言葉で伝えるのはやめるようにしたほうが良いです。

明明後日という言葉は地域によって実は認識している日数に差があるというのはご存知でしょうか？
誰から見ても客観的にわかるように数字で言い切る形で伝えましょう。

日数がわからない場合は予想や医師からの診断を伝えるようにしましょう。

3:文章表現には気をつけて、丁寧な表現にすること

文章表現には十分に気をつけるようにしましょう。
メールという文字だけの媒体ですから誤字や脱字があると自分が意図していない方向で解釈をされてしまう危険性があることを認識して慎重に書くことをおすすめします。

何かわからな場合はメールで返信してくださいや電話で連絡をしてくださいとすることで誤解を生まれないようにするという方法もあります。
また、休むということはその間の仕事を誰かがすることになるということで依頼する立場でもあるので相手の感謝や敬意がわかるような文章にしましょう。

仕事を休むためのテクニックまとめ