上司にメールで退職の連絡をしてもOK?例文や注意点を徹底解説!

上司にメールで退職の連絡をしてもOK?例文や注意点を徹底解説!

退職希望のIさんIさん

仕事を辞めたいけど退職の申し出はメールでもいいのかな?
メールで退職を申し出る方は年々増えていますよ!

退職代行オイトマスタッフオイトマスタッフ

仕事を辞めたいけど上司に直接伝えるのはハードルが高い。電話をするのも厳しそうという方は多いのではないでしょうか?いざ伝えたはいいものの、引き留められたらどうしようと不安を抱えている方もいるかもしれません。

「辞めたい」→「上司に伝えづらい」→「でも辞めたい」という負のループから抜け出すためには伝達方法の前提を見直す必要があるかもしれません

現代では連絡手段は多岐にわたります。LINEやメール、電話など直接辞めると言わずとも相手に伝える方法はたくさんあるのです。一昔前は「退職は直接伝えるのが常識」という固定観念があったようですが時代が変わった今、その常識は本当に守った方が良いものなのでしょうか?

直接言うのが辛すぎて限界まで仕事を頑張ってしまい、結局バックレてしまう。そんな事態にならないように、この記事では退職の連絡はメールでしてもいいのか?という事に焦点を当ててご説明していこうと思います。

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この記事は花屋の店長を6年務めたアラサー会社員が執筆しています。自身も退職をするとき、引き留めに遭ったりしてスムーズに辞めることが出来なかった経験を元にこの記事を書きました。「退職を言い出せずに日々悶々としている方の背中を押せるように!」をモットーにしています。

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目次

そもそも退職の申し出はメールで済ませてもOK?

そもそも退職の申し出はメールで済ませてもOK?

退職希望のBさんBさん

退職の申し出をメールでして、本当にいいのかな?
連絡方法は迷うかもしれませんが、メールでの連絡で大丈夫ですよ!

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結論から申し上げます!退職の連絡をメールで済ますことはOKです。理由は退職意思の報告手段は法的に定められていないのでメールでもLINE でもいいのです。連絡方法ごとにそれぞれメリットとデメリットは存在しますが、事前にわかっていればトラブルは回避できます。

直接対面で退職を申し出でると引き留めに合う確率が上がります。自分の意思を伝えるのは口頭よりもメールの方がはっきり言いやすいですよね。人手不足でとてもじゃないけど退職を言い出せる空気じゃない。という場合でもメールならお互い手の空いたタイミングでやり取りが出来るので好都合です。

メールのデメリットはLINEのように既読がつかないので、相手が読んだかどうかが分からないという点がありますが圧倒的に、伝えやすいのは間違いありません。LINEよりもかしこまった印象を持たれやすいので、直接伝えることも電話連絡も厳しいという方にはお勧めの手段です。

また、どうしてもこれ以上会社の人とやり取りをしたくなくて、メールを送るのさえもキツイ。そんな方には退職代行に依頼するのも一つの手です!有給の消化や、即日退職をしたい方たちの間で人気沸騰中でメディアにも取り上げられています。

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退職をメールで済ませてもいい代表的なケース3つ

退職をメールで済ませてもいい代表的なケース3例

退職希望のAさんAさん

退職をメールで伝える人はどんな人がいるのかな?
意外にたくさんいますよ。代表的な例をご説明します!

退職代行オイトマスタッフオイトマスタッフ

先述もしましたが退職のやり取りを直接したくない方はたくさんいます。それゆえ、メールという連絡手段は必要不可欠と言っても過言ではありません。上司が言い出しにくい相手だったり、直接伝えても取り合ってくれなかったケースはたくさんあります。

実際に筆者も引き留めに遭い、1年間も退職を引き延ばされた経験があります。みなさんが思っている以上に、退職をスムーズに完了出来ない方が大勢いるのは、悲しいですが現実です。

「退職をしたい」と思ったら、その気持ちはなかなか覆りませんよね。辞めたいという気持ちは日に日に膨らんでいき、会社へ行くのが憂鬱という気分がずっと続いている方も多いでしょう。

この場合は退職連絡をメールでしてもいいよね。」というケースを3つピックアップしたので、ご紹介します

退職をメールで済ませてもいい代表的なケース3例
  • ケース①:入院していて外に出られない
  • ケース②:パワハラに遭っていて連絡したくない
  • ケース③:心身を壊していてメール以外の連絡が出来ない

ケース①:入院していて外に出られない

退職希望のUさんUさん

急に入院することになってしまって、電話することも出来ない。。

一番よくあるケースはケガや病気により入院していて外出が出来ず、電話連絡も出来ないパターンです。いまだに病院内では携帯が使用禁止の場合も多かったり、そもそも自分の状態的に連絡を取るのが厳しいことも往々にしてあります。

それでも、どうしても直接伝えなければいけないと会社側から言われてしまったら、上司に病院に来てもらうことは可能ですが双方の時間を奪ってしまう事になるので最善の手とは言えないでしょう。

メールの連絡でも、しっかりと事情を説明すれば大抵の人は理解してくれるでしょう。有給が残っているのなら入院しいる間に消化して、消化し終わったら退職できるように準備しておきましょう。

ケース②:パワハラに遭っていて連絡したくない

退職希望のKさんKさん

パワハラを受けていて、とてもじゃないけど退職を言い出せない

日本経済新聞の調査によると4人に1人はパワハラを経験したことがあると回答しているそうです。

そもそもパワハラとは?

パワーハラスメントの略語で、同じ職場で働く者に対して、職務上の地位や人間関係などの職場内の優位性を背景に、業務の適正な範囲を超えて、精神的・身体的苦痛を与える、または、職場環境を悪化させる行為をいいます。

最近は頻繁にパワハラという言葉を聞くようになりましたが、実際に受けている人は「これがパワハラなのかどうか、分からない」と思ってる方が多くいるようです。パワハラを行う上司は高圧的な人が多く、部下が発言しにくい空気が流れていることがほとんどです。

「日頃から劣悪な環境で働いているのに、退職を言い出してしまったら自分は一体どんな目に遭うんだろう?」と怖くて退職を言い出すことが出来ない人はたくさんいることでしょう。

直接退職を言い出せない方は自分に負担の少ない連絡手段で退職を伝えてみましょう。メールやLINEで伝えてもいいですし、ほんの少しでもやり取りをするのが辛いのであれば退職代行というサービスもあるので検討してみましょう。

お値段は多少かかりますが、精神的苦痛からいち早く、確実に解放されるのであれば値段以上の価値があると言えるでしょう。

ケース③:心身を壊していてメール以外の連絡が出来ない

退職希望のBさんBさん

うつ病になってしまって家の中で全く動けない。。

上の記事でも先述しましたが、パワハラや様々な理由で心身を壊してしまう方は多くいます。日本のうつ病生涯有病率は10~15人に1人だと言われています。他人ごとではなく、いつ誰がなってもおかしくない疾患と言えるでしょう。

うつ病になるのは真面目な方が多く、「まぁこれくらいでいいか!」と開き直れず「こうしなきゃいけない」という思い込みに囚われやすいそうです。「仕事を始めたら3年は続けなきゃいけない。」「会社に恩があるから恩を仇で返してはいけない。」など。

大事なことなのでもう一度お伝えします。だれしも退職する自由があります。契約社員でも、心身の不調などやむを得ない事情があれば退職出来ることが殆どです。どうしても辞めると言い出せないのであればメールで伝えましょう。体調が芳しくないのであればメールの連絡になってしまっても常識的な相手であれば何も言えないはずです。

有給のことや、未払い残業代、貸与品の問題が気になるのであれば労働基準局や弁護士に相談しましょう。無料で相談に乗って欲しいのであれば退職代行の無料相談だけ利用するのも手です。

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メールで退職を申し出るときの流れ4STEP

メールで退職を申し出るときの流れ4STEP

退職希望のUさんUさん

実際に退職メールを送るときの流れが知りたい
きちんとした順序を踏めば、より確実に退職出来ますよ!

退職代行オイトマスタッフオイトマスタッフ

いざ、退職する決心がついた方へ。思いきったのならなるべくスピーディーに行動に移していきましょう。退職メールを送る具体的な流れは以下の通りです。思いの他やることは少なく、早い方では2週間、離職票などの退職書類が届くまでは1カ月前後ほどで完全に会社とのやり取りはしなくてよくなります

STEP.1
最初に直属の上司にメールする
送るタイミング、注意点
STEP.2
退職届を提出する
送り方、一緒に送った方が良い書類
STEP.3
退職日が決まったら引継ぎをする
引き継ぐ内容、形式
STEP.4
貸与品を返却し私物を引き取る
返却するものの例、私物の引き取り方

STEP①:最初に直属の上司にメールする

まず初めに、直属の上司にメールを送りましょう。

退職代行オイトマスタッフオイトマスタッフ

退職メールを送るとき、まず一番初めに誰に伝えたら良いのか迷うかもしれませんが、直属の上司に送りましょう。すっ飛ばして社長に直訴することも間違いではありませんが、上司の反感を買うことが考えられます。

退職を伝えるタイミングの目安としては、退職希望日の2週間前までに送るのがベストでしょう

理由は退職を申し出てから2週間で退職は完了すると定められているからです。2週間前と言ってもその間の出社義務はありません。メールで連絡をし、退職届を郵送すれば相手が受理してから2週間後には退職出来ている。ということです

【労働基準法第39条】
使用者は、その雇入れの日から起算して六箇月間継続勤務し全労働日の八割以上出勤した労働者に対して、継続し、又は分割した十労働日の有給休暇を与えられなければならない。

就業規則によっては「1カ月前までには退職を申し出る事」などと書かれていることもありますが法律の方が効力は上です。もしどうしても会社の規則に則った上で手続きを進めたいのであればメールを送る前に就業規則に目を通すといいかもしれません。

STEP②:退職届を提出する

退職の連絡が出来たら、退職届を作成して郵送しましょう。

退職代行オイトマスタッフオイトマスタッフ

実際に退職の手続きが進むのは退職届が会社側に受理されてからになります。なるべく早く退職届を作成し、送付しましょう。念のため書留で送ることをお勧めします。退職届のテンプレートはネットで調べたらたくさん出てくるので不安に思う必要はありません。

退職届と一緒に送った方が良いのは、念のためお詫びの文。また、私物を置いてあって破棄してほしいのならその旨を伝える事。保険証は退職日までは使えるので持っていても構いませんが、使う予定がないのであれば退職届と一緒に返送しても大丈夫です

STEP③:退職日が決まったら引継ぎをする

いざ退職日が正式に決まれば引継ぎをしましょう

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辞めた後に会社の人たちが困らないようにやっておいた方が良いことと言えば引継ぎです。自分が担当していた業務を、次に担当する人が困らないように最低限の内容でもいいので引き継ぎましょう。余裕があるのであれば、自分が行っていた小さなこと(花瓶の水替えやごみ袋の交換等)も書き入れてもいいかもしれません。

引き継ぎ書は文書、もしくはパソコンソフトで作成しましょう。仕事によっては取引先があるかもしれないので引継ぎをしっかりやることで会社の損失が起こりづらくなり、トラブルに発展する確率も低くなります。

STEP④:貸与品を返却し私物を引き取る

借りていたものを返し、置いてある私物を引き取りましょう

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忘れてはいけないのが貸与品の返却と私物引き取りです。パソコンや制服、鍵やカード等が考えられます。電子機器は破損しないようにきちんと梱包しましょう。制服はクリーニングをしてから返送するのがマナーです。

また、会社に私物を置いている方は引き取りましょう。辞める前に持って帰ってくるのがベストですが、出来ない場合は着払いで送ってもらえるようにかけあってみましょう。良心的な会社であれば対応してくれるはずです。

寮に住んでいる人は家に残っている物を全て引き上げましょう。家具家電を持ち込んだ場合は引っ越しで持っていけるのならいいのですが、持って行けない場合はジモティーやメルカリなどを駆使して売るか、譲るかしましょう。処分にお金がかからないようにするのは案外大切です。

退職のメールが失敗しないための注意点3つ

退職のメールが失敗しないための注意点3つ

退職希望のKさんKさん

退職連絡が失敗しないか不安。注意する点はあるのかな?
確実に成功させるための注意点を3つご説明します!

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いざ、退職を決意された方。退職の連絡をメールでするのであれば注意して頂きたい点が3つあります。

あらかじめ知っておけば防げるトラブルがあると思うのでしっかりチェックしてみて下さい。

退職のメールが失敗しないための注意点3つ
  • 注意点①:メールでの退職連絡になったことへのお詫びをする
  • 注意点②:退職理由は引き留めに合わないような手堅いものにする
  • 注意点③:メールは絶対消さずに残しておく

注意点①:メールでの退職連絡になったことへのお詫びをする

まず、大切なのはメールでの連絡になってしまったことへのお詫びを必ず入れましょう。本文の中にお詫びの文章が入っていれば上司にも、不本意でメールでの連絡になったことが伝わるからです。

(例)直接お話しすべき内容にもかかわらず、メールでの連絡になってしまい申し訳ございません。

注意点②:退職理由は引き留めに合わないような手堅いものにする

メールでの連絡にすれば、直接申し出るよりも引き留めに遭う確率が下がるのは間違いありません。ただ、上司は基本的に部下が仕事を辞めようとしたら引き留めるものです。それは上司の更に上の立場の人に対する体裁を気にすることが多いからです。

メールの良いところは、伝えたい内容をまとめて送れるところです。退職の申し出と同時に退職理由も書きましょう。そこでポイントになるのが引き留めづらい理由を書くことです。例えば

・親の介護や看病 ・自身の入院や通院 ・心身の不調 等々です。

長々と書く必要はなく、簡潔に書けば大丈夫です。

(例)体調不良により出社することが困難な状況なので、メールでご連絡させていただきました。

注意点③:メールは絶対消さずに残しておく

退職のやり取りは少なからず精神的負担があるものです。やり取りしたメールを消したくなってしまう方も中にはいるかもしれません。ただ、消してしまうのはおすすめしません。

万が一会社との間にトラブルが生じた場合、後々どのようなやりとりをしたのか証明する必要があるからです。どんなにやり取りがうまく行かずにイライラしても衝動的に削除したりしないようにしましょう。

どうしても消したい場合は退職の手続きが最後まで完了し、必要書類や給与明細等、すべて受け取り今後会社とやり取りをする必要がなくなってからにしましょう

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退職の申し出をするメールの例文

退職の申し出をするメールの例文

退職希望のTさんTさん

メールの文面はどう打ったらいいのかな?
失礼のないようにマナーを守った例文をご紹介します!

退職代行オイトマスタッフオイトマスタッフ

以下に例文をご用意しました。ご自身に当てはまるように適宜変えてご参考になさってください。

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(上司の名前)さん

お疲れ様です。(氏名)です。

突然のご連絡で申し訳ありませんが、◯月を目処に退職を考えております。
直接お話しすべき内容にもかかわらず、メールでの連絡になってしまい申し訳ございません。

体調不良により出社することが困難な状況なので、メールでご連絡させていただきました。

こちらの都合により誠に申し訳ありませんが、今後に関しましてメールでご相談させていただきたいと考えております。

お忙しいところ、大変恐縮ではありますが、よろしくお願いいたします。

———————————

退職をメールで済ますことのデメリット3つ

退職をメールで済ますことのデメリット3つ

退職希望のIさんIさん

やっぱりメールで伝えるとなるとデメリットもあるのでは?
残念ながら、確かにデメリットは存在します。

退職代行オイトマスタッフオイトマスタッフ

メールでの連絡は精神的ハードルが低くかったり、記録として残るなどメリットはたくさんありますが反対にデメリットも確かに存在します

退職を決意し、実際にメールを送る前にどんなデメリットがあるのかを確認しておいた方が後々トラブルになりにくいでしょう

代表的なデメリット3つご紹介いたしますのでご参考になさってください。

退職をメールで済ますことのデメリット3つ
  • デメリット①:退職の手続きに時間がかかる場合がある
  • デメリット②:相手によっては薄情な人だと思われる
  • デメリット③:直接伝えるよりも確実性が低い

デメリット①:退職の手続きに時間がかかる場合がある

メール連絡のデメリットがあるとすれば、一番は退職の手続き自体に時間がかかってしまう事です。退職するまでには、業務の引き継ぎや後任者の選定など、意外とやることが多いです。

口頭であれば双方のやり取りがスピーディーに行えるので退職が完了するのも比較的早い場合が多いです。メールよりもスピーディがいいけど直接の対面は嫌、という場合は電話で伝えるのも手です。

デメリット②:相手によっては薄情な人だと思われる

デメリットの二つ目は相手によって薄情に思われる可能性があるという事です。特にご年配の上司は「メールで退職の連絡をするなんて!」と思う方も多いでしょう。

ただ、これに関しては気にしないようにしましょう。実際、メンタルを壊して対面が厳しかったり、パワハラが怖かったり、直接伝えられない事情はたくさんあります

どれだけ心苦しく思ったとしても相手にわかってもらうのは難しいので、退職が完了したらもう会わない人、と割り切って手続きを淡々と進めていきましょう。

デメリット③:直接伝えるよりも確実性が低い

最後のデメリットは「確実性が低い。」です。口頭で伝えれば上司が「退職の申し出を忘れてしまった」ということはまずないと思いますが、メールだと人によってはきちんとチェックせず他のメールに埋もれてしまいそもそも読まれなかった。ということもあり得ます。

保険の切り替えや、失業手当を貰うための必要書類がすぐに届かないことも考えられます。スムーズに確実に退職の話を進めたい場合は、メールをした後で短時間でもいいので電話連絡をすれば確実性を上げることが可能になるでしょう

退職に関するご相談はこちらから!

お電話でのお問い合わせ 受付時間:8:00〜21:00
(土日祝日も受け付けております)

上司にメールで退職の連絡をしてもOK?例文や注意点を徹底解説!まとめ

上司にメールで退職の連絡をしてもOK?例文や注意点を徹底解説!まとめ

いかがでしたでしょうか。退職を申し出る手段に決まりはありません。相手に伝わり、そのあと退職届を出せばOKです。退職を直接言えないことに罪悪感を感じる必要はありません。人それぞれ事情がありますし、直接言いづらい雰囲気を作ってるのは会社側であることがほとんどです。

この記事では退職をメールで伝える方が少しでも迷わずに安心して退職を完遂できるような内容を詰め込みました。辞めたい会社から一日でも早くあなたが解放されることを願っております。

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当記事の執筆者

\これまで2000名以上からの退職相談実績があります!/
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